Aufträge elektronisch übermitteln? – Kein Problem … oder doch?

Im Folgenden möchte ich auf den Weg zur erfolgreichen EDI-Kommunikation mit unserem Kunden eingehen und auf einige Hürden und Feinheiten hinweisen, auf die wir dabei gestoßen sind.

Um erst einmal die Kommunikation zwischen uns und unserem Kunden  aufzubauen, war es zunächst notwendig, dass unsere Software (ODEX) und die Software des Kunden über dieselben Einstellungen und Sicherheits-Zertifikate verfügen. Dabei gestaltete es sich zunächst als schwierig herauszufinden, welche Einstellung der einen Software der Einstellung in der anderen Software entspricht, da nicht überall die 100%ig gleichen Terminologien verwendet werden. Dazu kam noch der Umstand, dass unser Kunde im VerbindenGegensatz zu uns den Betrieb der EDI-Kommunikationssoftware an einen externen Dienstleister ausgelagert hat, wodurch die Absprachen bei der Problemfindung immer wieder verzögert wurden. Nach einigem Probieren konnten aber alle Einstellungen und Zertifikate in Einklang gebracht werden, so dass der Kommunikationstest erfolgreich verlief.

Parallel dazu musste intern erst einmal evaluiert werden, in welchen Details Aufträge und Auftragsbestätigungen sich unterscheiden können und wie die Daten verarbeitet und abgeglichen werden müssen. Hierfür war viel Vorarbeit durch die Fachabteilung (Verkauf) in Zusammenarbeit mit der IT-Entwicklung notwendig, um alle Feinheiten herauszuarbeiten, die bei der Implementation berücksichtigt werden mussten. Zum Beispiel werden bei uns intern für diesen Kunden schon seit längerer Zeit bei allen Artikeln, die er von uns bezieht, seine eigenen Artikelnummern als „Fremdartikelnummern“ zugeordnet, so dass wir auf diese Daten bei der Umstellung auf EDI zurückgreifen konnten. Es musste aber ein Mechanismus eingebaut werden, der bei fehlenden Fremdartikelnummern (bspw. bei Artikeln, die wir neu ins Sortiment aufgenommen haben oder die von dem Kunden bisher noch nicht von uns bezogen wurden) die Eingabe und Zuordnung  einer neuen Fremdartikelnummer ermöglicht.

Eine weitere Aufgabe war es, bei nicht oder nicht vollständig auf Lager liegenden Artikeln, nur eine Teillieferung als Auftragsbestätigung per EDI an den Kunden zu senden. In diesem Zusammenhang ist auch bei den vom Kunden gewünschten Lieferterminen eine Bearbeitungsmöglichkeit von Nöten, da wir diese insbesondere bei ungewissen Lieferterminen unserer Lieferanten teilweise nicht halten können. Der Kunde erhält dann über die per EDI übermittelte Auftragsbestätigung die von uns bestätigten Liefertermine.
Da der Kunde außerdem bei uns festgelegte Rabatte hat, übermittelt er uns mit dem Auftrag auch gleich die Preise für die entsprechenden Artikel. An dieser Stelle muss nun ein Abgleich mit unserem System stattfinden und Abweichungen entsprechend gekennzeichnet werden, damit der Sachbearbeiter gegebenenfalls mit dem Kunden nochmal Rücksprache halten kann, welcher Preis denn nun für den Artikel aktuell bzw. korrekt ist.

Alle diese (und viele weitere) Details wurden vorab erfasst und sind dann bei der Entwicklung der Implementation in unser selbst entwickeltes ERP-System direkt eingeflossen. Nichtsdestotrotz sind einige kleinere Feinheiten erst im produktiven Betrieb aufgefallen und konnten dann aber auch relativ einfach nachträglich implementiert werden. Nach einigen Wochen des produktiven Betriebs waren alle diese „Kinderkrankheiten“ aber ausgemerzt und das System läuft seither reibungsfrei und erspart nun einen beträchtlichen Aufwand, der bisher durch manuelles Anlegen von Aufträgen und Eingabe von einzelnen Auftragspositionen angefallen ist.

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Über hecogmbh

Die heco gmbh ist ein Handelshaus sowie ein Produzent für Fittings und Armaturen aus rostfreiem Edelstahl. Unsere Produkte werden im Maschinen-, Anlagen- und Fahrzeugbau sowohl in der chemischen Industrie als auch in der Nahrungsmittelindustrie eingesetzt. Mit mehreren Standorten europaweit sind wir immer in Ihrer Nähe.
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