Einmal elektronischer Datenaustausch bitte

Anmerkung: Dieser Artikel zielt weniger auf technische Exaktheit ab, als vielmehr auf eine einfache anschauliche Erklärung.

 

Seit Anfang September werden Aufträge bzw. Auftragsbestätigungen per elektronischem Datenaustausch (EDI) zwischen unserem hauseigenen ERP-System und dem eines unserer Kunden übertragen. EDI ist ein Sammelbegriff, der lediglich ausdrückt, dass auf Basis bestimmter Standards und Protokolle zwei unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren. Das ist sehr allgemein formuliert, sodass ich im Folgenden erläutern möchte, was es zu klären gilt, bevor sich zwei Partner auf automatisierte Kommunikation verständigen.

Zunächst einmal ist es heutzutage zumindest noch im Mittelstand weit verbreitet Aufträge über das Telefon oder per E-Mail zu tätigen. Die Partner, in dem Fall Käufer und Verkäufer, müssen dementsprechend viele Daten von Hand erfassen und abtippen. Das kostet Arbeitszeit, ist fehleranfällig und bedeutet verzögerte Prozessketten. Mit Letzterem meine ich, dass der komplette Geschäftsprozess, z.B. Warenverkauf, mehrere manuelle Tätigkeiten bzw. Prüfungen durchläuft und dabei immer Zeit verloren geht. Handelt es sich um internationale Akteure, die der Zeitverschiebung unterliegen, ist der Effekt natürlich noch größer.

MitarbeitergesprächDer Begriff ‘Kommunikation’, egal ob nun im Kontext von Mitarbeitergesprächen oder EDI betrachtet, impliziert immer, dass mehrere Akteure (Sender, Empfänger) anhand eines gemeinsamen Zeichenvorrats über ein geeignetes Trägermedium Nachrichten austauschen.

Als Trägermedium verwenden wir das Internet, genauer gesagt nutzen wir das sogenannte OFTP in Version 2. Als Analogie zu OFTP soll die E-Mail dienen, welche ebenfalls das World Wide Web als Medium nutzt. Und genauso wie für das Versenden von E-Mails ein entsprechendes Programm notwendig ist, so benötigten wir ein Äquivalent in der Welt des elektronischen Datenaustauschs. Da wir das entsprechende Know How und die Ressourcen Inhouse haben, entschieden wir uns gegen eine Lösung in der Cloud. Auf unseren Servern läuft das Produkt ODEX der Firma Data Interchange (der geneigte Leser darf uns gerne weitere Produkte zur Evaluierung vorschlagen. Lobster steht bereits auf unserer Liste). In der Analogie der Telefonie wäre das das Telefon, über welches gewählt und eine Verbindung zum Anzurufenden aufgebaut wird.

Steht die Verbindung, ist es es wichtig, dass der Anrufende (Sender) dem Angerufenen (Empfänger) die Nachricht auch in gleicher Sprache (Zeichenvorrat) übermittelt. Persönlich bin ich dem Englischen noch mächtig, aber spätestens bei Französisch und ganz sicher bei Japanisch würde ich nichts verstehen. Einer der gebräuchlichsten internationalen Standards nennt sich EDIFACT, welcher uns von unserem Kunden vorgegeben wurde. Damit wäre die Sprache geklärt.

Wenn jetzt aber zwei Deutsche, von denen der eine IT-ler und der andere Verkäufer im Edelstahlhandel ist, sich über das Thema Edelstahl unterhielten, so wäre trotz gleicher Sprache nicht viel gewonnen, da das Vokabular, sprich der Fachjargon, nicht beiden Parteien bekannt wäre. Deshalb untergliedert sich der EDIFACT-Standard in Teilmengen, sogenannte Subsets. Beispielsweise gibt es das Subset EDIPAP mit speziellen “Vokabeln” für die Papierindustrie. Ein weiterer Kunde, welcher im kommenden Jahr angebunden werden soll, hat bei uns inzwischen das EDITEC Subset, welches im Sanitärbereich Anwendung findet, angefragt. Generell versuchen wir allen Kundenwünschen diesbezüglich nachzukommen.

imageNachdem jetzt also “zwei Deutsche” im gleichen “Fachjargon” sprechen, gilt es noch das Themengebiet zu klären. Mit den Worten aus dem Roman Effi Briest: “Das ist ein weites Feld”. Dafür bietet EDIFACT sogenannte Nachrichtentypen. Mit ORDERS und ORDRSP werden Bestellungen und Bestellbestätigungen abgebildet, mit INVOIC Rechnungen und mit DESADV Lieferavis. Auf Grund der historischen Entwicklung und kontinuierlichen Anpassung werden die Nachrichtentypen noch versioniert und in sogenannte EDIFACT-Verzeichnisse untergliedert. Der Verzeichnis-Name D.96A  lässt erkennen, dass es sich um die Version aus dem Frühjahr 1996 handelt.

Wie sich anhand der genannten Einteilungen sehen lässt, ist es mit der Zusage zum elektronischen Datenaustausch nicht getan. Eine detaillierte Klärung, am besten direkt unter den technischen Verantwortlichen, ist notwendig. Als Mitarbeiter einer Fachabteilung lässt sich somit keine direkte Zusage an einen Geschäftspartner machen.

 

Zum Abschluss liste ich deshalb den aktuellen Stand auf, wozu wir in der Lage sind:

Aktuell bieten wir folgende Datenformate an:

  • ORDERS, EDIFACT D.96A
  • ORDRSP, EDIFACT D.96A

Bereits angefragt wurden:

  • ORDERS, EDITEC D.96B
  • ORDRSP, EDITEC D.96B
  • INVOIC, EDITEC D.96B
  • DESADV, EDITEC D.96B

Bereits angefragte Kommunikationswege:

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Über hecogmbh

Die heco gmbh ist ein Handelshaus sowie ein Produzent für Fittings und Armaturen aus rostfreiem Edelstahl. Unsere Produkte werden im Maschinen-, Anlagen- und Fahrzeugbau sowohl in der chemischen Industrie als auch in der Nahrungsmittelindustrie eingesetzt. Mit mehreren Standorten europaweit sind wir immer in Ihrer Nähe.
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