Document Management System von Easy Enterprise

Bisher setzen wir als Dokumentenmanagement-System (DMS) bei uns Easy Enterprise. Unser zuständige Dienstleister ist die Firma SteinhilberSchwehr aus Pforzheim.

Da wir unser ERP-System selbst entwickeln, haben wir eine entsprechende Schnittstelle zum Export der Debitorenrechnungen in das DMS selbst geschrieben. Die Kreditorenrechnungen werden über ein entsprechendes Programm namens Easy Capture in der Buchhaltung eingescannt. Barcodes auf den Rechnungen dienen zur Verknüpfung der Dokumente zw. ERP und DMS.

Im Großen und Ganzen sind wir mit der Lösung zufrieden. Anpassungen an die Schnittstelle sind kaum notwendig. Die Datensicherungs- und Update-Prozesse weisen einen geringen Umfang und gute Überschaubarkeit auf. Die Hotline ist durchschnittlich gut erreichbar und mit unseren freundlichen Ansprechpartnern sind wir inzwischen bestens eingespielt.

Sehr kritisch sehen wir hingegen den Web-Client, welcher auf Java basiert. Laut neusten Untersuchungen von Kaspersky aktuell die Sicherheitslücke Nummer 1. Soweit uns bis jetzt bekannt ist, wird es in nächster Zukunft auch diesbezüglich kein neue Anwendung geben. Damit ist es uns nicht möglich Java vollständig von den Clients zu verbannen. Für uns ist das Thema so sehr relevant, dass wir bereits über einen Weggang von dem Produkt eruiert haben.

Diese Woche wurden uns weitere Module vorgestellt. Persönlich hat mir besonders die kompakte, schnörkellose und auf unsere Fragen beschränkte Präsentation gefallen. Das erlebt man selten. Dazu kann ich nur Lob äußern.

Neben einer Komponente für die E-Mail Archivierung begutachteten wir noch HR und Contract-Management Implementierungen. Durch die LDAP Anbindung und die Integration bestehender Kundenstamm- und Personaldaten würde eine nahtlose Einbindung möglich werden. Für uns ein wesentlicher Punkt! Wir erhoffen uns durch die neuen Produkte im Kontext unseres Risk Managements eine bessere Compliance Ausrichtung, Datenreduktion (Deduplizierung von E-Mails), Entlastung des Exchange Servers und besseres Knowledge Management.

Verfasser: Uli Armbruster

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Über hecogmbh

Die heco gmbh ist ein Handelshaus sowie ein Produzent für Fittings und Armaturen aus rostfreiem Edelstahl. Unsere Produkte werden im Maschinen-, Anlagen- und Fahrzeugbau sowohl in der chemischen Industrie als auch in der Nahrungsmittelindustrie eingesetzt. Mit mehreren Standorten europaweit sind wir immer in Ihrer Nähe.
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